いざというとき、モノを言うのは日頃の行ないとマニュアルです。

605日目。日頃の行ないが重要か。

最近また、レファ・メールにスパムが相次いでいます。前々からですけれども特に続いているなあ、と。今年度に入ってやってきたお問い合わせメールのうち、33%はスパムというデータもとれていますしね。何とかした方がいいなあ、とは思いつつ。


午前からお昼にかけてのカウンターでした。午前中の一番印象に残ったのは…不明図書探索でしょうか。利用者さんから「この本が見つからなくて…」というご質問を受けると、半分以上は見に行っているフロアが違う、場所が違うというもの。でも今回の利用者さんは確かに正しい場所を探されていました。ので、最初に返却カウンターの後ろにある、返本棚（返ってきた本を元の場所に戻すために、分類番号ごとに分けて、一旦ストックしているブックトラック）を確認。無い。次に閲覧さんの事務室にあった修理本棚を見て、閲覧さんの人にもお訊きしたのですけれども、やっぱり無い。今度は一緒に書架へ探しに出て、確かに無いのを確認。仕方ないので「不明図書」の届けを書いて頂くことに。これを出しておくと、しばらく探索がなされ、見つかれば最初にご連絡がいきます。それを書いて頂いている間に、念のためもう一度閲覧の事務室へ探しに行ったら、「何をお探しですか？」とさっき訊いた閲覧の方とは別の方に尋ねられたので「いや、こういう本が見つからなくて…」といったところ「それ、私が修理中です！」。えええ～。その本は…カバーから中身を引き剥がされていて、がっつり修理中でした。うわあ、カバー無いよー。ひえーと思いつつ、静止を振り切り（？）、それを持って急いで利用者さんのところへ。まだ糊も乾いていないのではくらいの、完全なる修理中でしたが、出来れば本日中に…ということで借りて行かれました。戻ってきたらすぐに、また事務室へ入院決定です。それにしても、最初に事務室に行ったときに気付かなかったことに反省。しかし、まさか中身だけ状態とは思わなくて。。。びっくりでした。そういう状態の本って、何万冊もある蔵書のうち僅か数冊だと思うのですよね。クリティカル・ヒット！という感じ。

お昼当番は忙しかったです。やはりお昼休みの来客が多いですね。お昼休みの1時間で、午前中の何倍もの人が…と言いつつ、そもそも午前中が殆ど人がいらっしゃらなかっただけのでした。でもお昼休みは手薄なので、時々困ります。


さて、そのあまり来客のなかった午前中のカウンター時間中に、講習会広報の準備をしていました。またです。最近こればかり。また別の講習会開催が決まったので。どうせなら一緒にして欲しかったですね。二度手間…。ポスターも別に作らなくてはなりませんし。。。1つ講習会が増えるとWebサイトも、何ファイルも書き換えが必要なので。その場合は1つ増えても2つ増えても手間はそれほどかからないので、出来れば一緒に書き換えたかったですよ、ほんとに。これが「業務の効率化」の妨げになっているのでしょうね。何事も計画的にせよということなのでしょう。行き当たりばったりなのが問題、ということで。でも、「明日締め切り」「今日中に」「今週中に」と言って持ち込まれる仕事が多いので、長期的な計画を練っている暇がない、というのが現実。。。今日もまさにそれを象徴する出来事が！…それは統計のこと。

その統計は、終業間際に「明日の朝7時までに」といって持ち込まれました。えーと、朝7時ってそれはつまり、今日中にやっておけよということでありましょうか。この時間に持ってきて？。ああ良かった、用事があるので定時退勤します、という日でなくて…と心の中で呟く菜の花。結局データ不備が多かったので、この仕事には2時間半かかりました。誰かに話しかけられても視線も上げずに無視するほど、他の仕事はすべて排除したのですけれども。（いや、しかし7時までに、と仰ると言うことは勿論、この依頼者は明日朝7時に出勤なさるお積りなのでしょうね…、お疲れ様でございます。）

それでよくよく思ったことは、普段からきちんと統計を取りまとめていれば、ここまで混乱はしなかったな、ということでした。そう、普段適当に数字を並べた状態にしているだけで、「データ出して」と言われたときにはじめて、これまでのデータ不備が発覚する、というこの状態がそもそも問題なわけです。中途半端な状態で数字を置きっぱなしにしておくというのは、いけませんね。

数字の羅列は、単体で見ていると不備に気付かない可能性が高いですから。きちんと取りまとめて、その意味を読み込んでみれば「あれ、これはおかしい、何かエラーがあるのでは？」と気付きやすいものです。

本日も、一応の形が整うまでには2人がかりで僅かに30分で終わったのですけれども、その後の数字のおかしさで「どこかにエラーがある可能性が高い」と認識してからが長くなりました。まずどこがおかしいか探して、それらを元のデータとも付き合わせつつ何度も計算しながら確認し、更にどこまでは実際に信頼してもいいのか、ということを確認して、これまでのデータとの整合性も検討し、次回からどうすればよいのかも相談していたために、まあそれくらいの時間がかかったというわけです。

1つエラーが発覚すると、他のデータの信頼性も確認が必要なのが最も厄介なところ。データ量が増えれば増えるほど、信頼できるかどうか分からない部分が大きくなります。毎月きちんと取りまとめ、少なくともその前月までは信頼できる、という状態に持っていってあると、信頼性チェックは最小限で済むわけで、その毎月毎月の手間以上の手間が、省かれると期待しても良いように菜の花には思われます。ま、つまりは「日頃の行ないがいざというときモノを言う」ってだけなのですけれども。

というわけで、反省しました。これからはきちんと毎月の仕事としていけるように、マニュアルを整備することにしました。今回も、「どうしよう、困った！」というときに、この前の春の隙間の時間に作っておいた、怪しいげなツール用のファイルがあったのですけれども、これが思った以上にお役立ちだったのです。このファイルには、細かいマニュアルが作ってあったため。もしもマニュアル部分がなかったら、このファイルはゴミと化していたことでしょう。やはりマニュアルって大切だなあと実感。

そんなこんなで、本日の教訓。
いざというときモノを言うのは、日頃の行ないとマニュアルです。　by 菜の花