カウンター当番

復職16日目。カウンターしながらは混乱する〜(@_@)。

係メール整理のため、保存期間基準を作成中です。今まで特に明文化されていなかったため、適当に消されたり消されなかったり。酷いフォルダは、誰一人チェックしないまま、1万3千件の未読放置なんてものまで。まあ、業務には直接影響しない、不要メールのフォルダなのですが、不要メールをそれだけ抱え込んでいる時点で、システムの部署からお叱りを受けそうです。

うちの係はとにかく人が多く、様々な役割をそれぞれが担っているので、勝手にこのメール、消していいのかしら？の「譲り合い（？）」的な気持ちが働くのもあり、なかなかこの作業が難航しています。誰が実際の担当なんだ！？が分からないフォルダも多々あり。何とかすっきりさせていきたいところです。


今日は午後から受付カウンター当番。が、こういうときに、ちょっとややこしく、しかもそれなりに迅速に処理しなければならないメールがやってきたり、送らなくてはいけなくなったり。メールを読みかけ、その内容を確認しかけ、またはメール本文を打ちかけ…ては、お客様がやってくる、の繰返し。何だかんだで、何通かをやりとりできましたが、後からカウンターを終わってから、「あ、、、あのメールに、あれを書き忘れた！」なんてうっかりも見つけて、ちょっと凹みました。集中力って大事です。カウンターしながらの通常業務はやっぱり無理ですよね。それにカウンター当番はカウンターに専念する方が、本当は良い気もします。。。が、そうも言っていられないのが辛いところ。業務終わりませんものね…。うーん、難しい。こうしてカウンターが段々、バイトさんや委託さんに丸投げされていくのかしら…。でもカウンターに入って、館内の雰囲気をじかに感じるのって、ホントに大事だとも思うのですよね。この辺の両立、課題です。